FAQ
Veelgestelde vragen
Inkomsten
Je kan een factuur aanmaken naar particulieren, B2B en ook naar overheidsdiensten.
Stap 1: Een verkoopfactuur aanmaken
In het linkermenu klik je op ‘Inkomsten’ en dan op ‘Facturen’. Klik dan op ‘Toevoegen’ om een nieuwe factuur te maken.
Stap 2: Vul de gegevens van je factuur in
Nadat je de factuur hebt aangemaakt, kan je de gegevens invullen. Kies eerst je klant uit je klantenlijst of creëer een nieuwe klant.
Afhankelijk van het land waarin je onderneming is gevestigd, zoekt Factos automatisch de gegevens van een klant op in de lokale btw-databank, wanneer je de naam of het btw-nummer begint te typen in het vak ondernemingsnummer van de klantenfiche. Zo hoef je zelf de gegevens van je klant niet op te zoeken.
Bij het invullen van de orderlijnen kan je de producten en/of diensten kiezen uit het menu ‘Producten’ of je kan nieuwe producten aanmaken tijdens het opstellen van je factuur. De gestructureerde mededeling wordt automatisch door Factos gegenereerd en kan je niet aanpassen.
Na het invullen van alle gegevens kan je de factuur opslaan als ontwerp (in dit geval wordt de factuur nog niet gecreëerd en krijgt ze nog geen nummer) of definitief creëren zodat je ze kan versturen.
Stap 3: Verstuur je factuur via Peppol, e-mail of post
Wanneer je een factuur gecreëerd hebt, kan je ze versturen. Selecteer de factuur in de lijst bij ‘Inkomsten’ en klik op ‘Versturen’.
Voor je je factuur verstuurt, kan je in de vakken ‘Bijlagen’ en ‘Betalingen’ ook nog bijlagen en betalingstransacties aan je factuur toevoegen.
- Factuur versturen via Peppol
Als je klant verbonden is met het Peppol-netwerk, verschijnt een groene Peppol-knop waar je kan op klikken. - Factuur versturen via e-mail
Klik op de knop ‘Versturen via e-mail’ om je factuur te versturen via e-mail. Standaard worden e-mails vanuit Factos verstuurd vanaf het e-mailadres ‘email’@my.factos.be, waarin ‘email’ wordt vervangen door de naam uit je profiel. Wanneer een klant antwoordt op een e-mail die verstuurd werd vanaf dit adres, ontvang je de mail op het e-mailadres dat is ingesteld in je profiel. - Factuur versturen via bpost
Klik op ‘Versturen via brief’ om je factuur te laten printen en versturen door bpost. Opgelet, hiervoor betaal je de huidige print- en posttarieven van bpost. - Factuur afprinten
Klik op ‘Printen’ om je factuur af te printen.
In het linkermenu klik je op ‘Inkomsten’ en dan op ‘Herinneringen’.
Hier krijg je een lijst met facturen te zien, waarvan de vervaldag is verstreken. Je ziet ook hoeveel herinneringen er al gestuurd zijn en de datum van de laatste herinnering. Hier kan je klikken op ‘Stuur herinnering’ wanneer je een herinnering wil sturen naar de klant. Er opent een mailvenster, waarin een standaardherinnering al voorgeformuleerd is. Je kan deze hier gemakkelijk aanpassen. (Of zelf een standaardmail opmaken bij ‘Instellingen’)
Als je bank gekoppeld is aan Factos, kan je Factos ook automatisch herinneringen laten versturen. Een eerste herinnering wordt verstuurd nadat een factuur is verlopen, daarna volgt er om de zeven dagen een nieuwe herinnering.
1: Je start van een bestaande factuur
Selecteer de factuur in het submenu ‘Facturen’ van het menu ‘Inkomsten’ en klik op creditnota. Er wordt automatisch een creditnota aangemaakt op basis van deze factuur.
2: Je start van een leeg document
Klik in het submenu ‘Creditnota’s’ van het menu ‘Inkomsten’ op ‘Toevoegen’ om een nieuwe creditnota aan te maken. Je kan de creditnota koppelen aan een bestaande factuur door het factuurnummer in te vullen bij ‘Betreft factuurnummer’.
In het linkermenu klik je op ‘Inkomsten’ en dan op ‘Offertes’. Klik dan op ‘Toevoegen’ om een nieuwe offerte te maken. Daarna selecteer je een klant, vul je de nodige gegevens in en kies je producten in de orderlijnen. Kies dan ‘Creëer offerte’.
Om de offerte te versturen klik je op ‘Versturen’.
In het linkermenu klik je op ‘Inkomsten’ en dan op ‘Bestelbonnen’. Klik dan op ‘Toevoegen’ om een nieuwe bestelbon te maken. Daarna selecteer je een klant, vul je de nodige gegevens in en kies je producten in de orderlijnen. Kies dan ‘Creëer bestelbon’.
Om de bestelbon te versturen klik je op ‘Versturen’.
Het is mogelijk om van een of meerdere bestelbonnen een factuur te maken.
Selecteer een of meerdere bestelbonnen in de lijst met bestelbonnen en klik op ‘Factuur’.
Uitgaven
Er zijn verschillende manieren om documenten te ontvangen in Factos, namelijk via:
- Peppol: wanneer je leverancier aangesloten is op het Peppol-netwerk, kan je zijn facturen rechtstreeks ontvangen in het platform van Factos.
- Uploaden via het menu ‘Snelle invoer’
- Uploaden via je smartphone: ga naar je browser op je smartphone en surf naar my.factos.be.
Facturen (en bonnetjes) kan je opladen via de ‘Snelle invoer’ zoals je zou doen wanneer je ze uploadt vanaf je computer.
Op je smartphone kun je er echter ook voor kiezen om een foto te nemen of te selecteren van je smartphone.
Bonnetjes kan je opladen via de paarse knop ‘Bonnetje opladen’ op het dashboard.
In het linkermenu klik je op ‘Uitgaven’ en dan op ‘Facturen’.
Bovenaan dit tabblad kan je kiezen om een overzicht te krijgen van alle facturen, enkel van facturen die vervallen zijn of de individuele bonnetjes.
Met de filters kan je je aankoopfacturen filteren op datum, status, leveranciersnaam, betalingswijze, goedkeuringsstatus, datum en minimum- of maximumbedrag.
In het submenu ‘Facturen’ van het menu ‘Uitgaven’, kan je facturen selecteren en een lijst hiervan downloaden door te klikken op ‘Exporteren’.
Het afpunten van aankoopfacturen vind je in het menu ‘Bank’.
Bank
Hiervoor ga je naar tabblad ‘Bank’ in het menu ‘Mijn bedrijf’. In dit tabblad kan je bankrekeningen invoeren die je wilt koppelen aan Factos.
Dit kan eenvoudig via de gratis Billbank DIGI-verbinding. Dit zorgt voor een realtime update van je bankverrichtingen.
Stap 1: Voer je bankrekeningnummer in
Klik linksboven in Factos op ‘Mijn bedrijf’. Klik daarna in je bedrijfsprofiel op het tabblad ‘Bank’ en klik op ‘Toevoegen’ om een rekeningnummer toe te voegen. Vergeet niet om op ‘Opslaan’ te klikken na het ingeven van je bankrekeningnummer.
Stap 2: Koppel je bank
In de kolom ‘Digitaal’ kan je nu op ‘Verbinden’ klikken om je bankrekening digitaal (PSD2) te koppelen. Daarna word je doorgestuurd naar je eigen bankomgeving waar je de koppeling kan autoriseren.
Eenmaal je bank gekoppeld is, zal Factos op basis van de geïmporteerde banktransacties het grootste deel van je facturen automatisch afpunten. Zelfs wanneer een klant foutieve gegevens gebruikt bij zijn betaling zal Factos in de meeste gevallen de transactie aan de juiste factuur kunnen koppelen of minstens een suggestie kunnen doen om welke factuur het gaat.
Wanneer de transactie succesvol gelinkt is aan een factuur, staat er een groen vinkje naast de transactie.
Toch zijn er situaties waarbij dit niet het geval is. In dat geval moet je de transacties manueel verwerken.
Staat er een rood uitroepingsteken naast de transactie, dan heeft Factos geen factuur gevonden die past bij deze transactie.
Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn:
- er ontbreken gegevens in de transactie (bv. geen gestructureerde mededeling)
- het betaalde bedrag komt niet overeen met het bedrag op de factuur (bv. dubbele betaling van een factuur of je klant heeft te veel betaald)
- er bestaat in Factos geen factuur die aan de transactie gelinkt kan worden
- de factuur is nog niet opgeladen in Factos
Wanneer een transactie niet aan een factuur gekoppeld kon worden, kan je de volgende dingen doen:
- De transactie zelf aan een factuur koppelen door te klikken op de transactie in het menu ‘Bank’. Wanneer je de transactie geopend hebt, kan je er manueel de juiste factuur aan koppelen. Dit kan je doen door op ‘Koppel aan transactie’ te klikken bij de gewenste factuur. Vind je de factuur niet meteen terug in de lijst? Gebruik dan de zoekfunctie.
- De transactie manueel verwerken zonder factuur: wanneer bijvoorbeeld bij een bepaalde transactie geen factuur hoort. Vink dan het vakje ‘Verwerkt’ aan en voeg eventueel extra informatie toe over de verwerking bij ‘Interne informatie’. Dit kan bijvoorbeeld voorvallen bij huurinkomsten waarvoor geen factuur opgemaakt wordt.
- Een dubbele betaling terugbetalen: heeft je klant een factuur per ongeluk twee keer betaald, dan vink je deze transactie beter niet aan als ‘Verwerkt’, maar zet je in het veld ‘Interne informatie’: ‘Terug te betalen’ en sla je de transactie op.
- Het te veel betaalde bedrag terugbetalen: heeft je klant te veel betaald en dien je slechts een deel van de transactie terug te betalen? Koppel dan de factuur aan de transactie. Het te veel betaalde bedrag zal bij deze transactie blijven staan als ‘Te assigneren bedrag’.
- Een factuur verwerken die contant betaald werd: als je klant een factuur contant betaald heeft is er uiteraard geen transactie om te koppelen. Klik in dat geval op de factuur in het overzicht bij het menu ‘Inkomsten’. Vink de checkbox aan naast ‘Betaald’, vul de datum en betalingswijze in en klik op ‘Opslaan’. De factuur zal nu in het overzicht weergegeven worden als betaald en hoeft dus niet meer aan een transactie te worden gekoppeld.
De afrekening voor je Visa- en/of MasterCard-transacties ontvang je in één gebundelde transactie en een pdf-bestand met daarin een overzicht van de aankopen over een bepaalde periode.
Het pdf-bestand met het overzicht kan je via de snelle invoer als document importeren. Hieraan kan je geen transacties koppelen.
De gebundelde transactie van deze afrekening ontvang je via de koppeling met je bank in het menu ‘Bank’. Van hieruit kan je de verschillende uitgaven die je met Visa en/of Mastercard betaalde manueel aan de transactie koppelen.
Open hiervoor de transactie door erop te klikken in de lijst van transacties in het menu ‘Bank’ en koppel manueel elke uitgave aan deze transactie. (Een overzicht van alle uitgaven die aan deze transactie gekoppeld moeten worden vind je in het overzichtsdocument).
Wanneer het bedrag van de gekoppelde uitgaven gelijk is aan het bedrag van de transactie zal de transactie de status ‘Verwerkt’ krijgen.
